Parte 1 - FINANCEIRAMENTE

 

Introdução

          Para criar e desenvolver uma instituição de ensino saudável e próspera, de viés cristão, de forma a ser sustentável e abençoadora, é preciso que suas áreas de atuação, como a didática-pedagógica, econômico-financeira, administrativa-patrimonial e, por sua confessionalidade, a espiritual-cristã, sejam atendidas em suas necessidades, para que funcionem bem, e integradas umas às outras.

          Neste primeiro estudo, tentarei destacar, de maneira clara e sem uso de muita linguagem técnica, os aspectos econômico-financeiros, para a feitura de um orçamento ideal de gastos, com as demandas próprias de uma instituição educacional.

          Apresento a seguir uma distribuição de gastos operacionais e de investimentos necessários em escala, com índices mínimos e máximos que, se respeitados, poderão garantir o atendimento das essenciais demandas dos setores e áreas de atuação de uma escola e o bom funcionamento deles, principalmente, sem extrapolar as despesas.  

          Os aspectos de natureza administrativa-patrimoniais, didático-pedagógicas e, no caso particular da confessionalidade da escola, a de sua natureza espiritual-cristã, destaco em mais três outros estudos que estão sendo publicados na seção “Gestão Escolar” deste site.

 

Parâmetros ideais para a área econômico-financeira

 

1. Quanto ao tipo de finalidade

 

1.1. Escolas com finalidade lucrativa

          As escolas cristãs com finalidade lucrativa, naturalmente, têm alguns índices gerenciais diferenciados, sendo capazes de gerar retorno e repassar resultados financeiros para seus investidores e/ou proprietários.

          Além de cumprir todas as exigências da legislação trabalhista, têm responsabilidades fiscais de recolhimento de ISS, ICMS e Imposto de Renda. O dono da escola ou sócios têm liberdade de conduzi-la, sem a intermediação e controle de um conselho da mantenedora, a que os demais os tipos de escolas (sem finalidade lucrativa ou de natureza não-econômica) estão sujeitas.

 

1.2. Escolas de natureza ou finalidade não econômica

           As escolas que, estatutariamente, se declaram sem fins lucrativos ou, pelo ‘novo’ Código Civil, ‘de atividade não econômica’ (nova nomenclatura para uma instituição que não tem atividade social lucrativa), recebem alguns benefícios governamentais, como a isenção de impostos, municipais (IPTU e ISS), estaduais (ICMS) e federal (IRPJ).

          Para receberem estes benefícios, precisam atender ao seguinte requisito básico: o dever de aplicar tudo que arrecada, exclusivamente, no cuidado e desenvolvimento da própria instituição.

          Para que isso fique caracterizado, não lhes são permitidos, principalmente:

1.  repassar recursos para a organização mantenedora, que a fundou e responde por ela;

2.  remunerar os membros do Conselho da mantenedora pelo trabalho de acompanhamento e controle de sua gestão; e,

3.  destinar seu patrimônio, em caso de encerramento de atividades, para outra instituição de diferente finalidade da sua.

 

1.3. Escolas de natureza ou finalidade não econômica, com certificação de filantropia

          Muitos colégios cristãos, e todos na direção de ordens católicas, possuem certificado de filantropia (CEBAS - Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social, emitido pelo Governo Federal); deverão ter índices médios de descontos superiores a 20%, em função do número maior de gratuidades, obrigados a conceder.

          Estas instituições educacionais precisam comprovar que dão um montante de gratuidades (para alunos comprovadamente de baixo poder aquisitivo) equivalentes a 20% de sua receita total. Precisam, também, prestar contas da veracidade destas bolsas e de sua destinação ao público correto (mais pobres).

          Por realizarem essa ação, que cabe ao poder público (oferecer ensino para os mais pobres, gratuitamente), como compensação ou contrapartida, além de receberem todos os benefícios tributários (municipal, estadual e federal), esses colégios são isentos de recolher o chamado “INSS patronal’, correspondente a 20% do total da Folha de Pagamento bruta (antes dos descontos), coisa que os demais colégios são obrigados a fazer.

 

2. Quanto à concessão de descontos

 

          Há diferenças na maneira de dar descontos (pequenas percentagens) e bolsas (percentagens maiores) à sua clientela. Alguns tipos de descontos são promocionais, outros estratégicos, outros conveniados e outros, conforme a natureza da escola, obrigatórios.

 

2.1. Descontos ou bolsas em escolas com fim lucrativo ou de natureza econômica

          Estas concedem descontos ou não à sua clientela, segundo critérios estratégicos de seus donos que, naturalmente, levam em conta as suas necessidades e as influências do mercado.

          No entanto, essas escolas são obrigadas, como as de outras finalidades e tipos, a conceder bolsas de 100% para os filhos de seus empregados, professores e auxiliares administrativos, segundo acordado pela Convenção Coletiva de Trabalho  entre os respectivos sindicatos: de cada categoria, geralmente estaduais, chamados de SIMPRO (Sindicato dos Professores) e SAAE (Sindicato dos Auxiliares de Administração Escolar), sindicatos das duas classes de trabalhadores que servem nas escolas, e o SINEEP (Sindicato dos Estabelecimentos de Ensino Privado), sindicato patronal.

 

2.2. Descontos em escolas de natureza não econômica (sem fins lucrativos)

          Ressalvando os casos previstos na Lei e os acordos sindicais, a instituição educacional de natureza não econômica pode ou não conceder descontos; se conceder deve ser cautelosa, limitando-os a 10% ou 15%, conforme a estratégia de preço adotada e a política de desconto aprovada pela mantenedora.  

          Cada desconto concedido é uma renúncia de receita. Quando a soma dessa renúncia ultrapassa os 15% das receitas com mensalidades, a escola começará a enfrentar dificuldades e deverá agir com corte de custos, para se manter equilibrada.

          Algumas escolas já projetam o preço prevendo os descontos. Isso é possível, mas pode ser prejudicial, quando fixa mensalidades maiores que o mercado e ao estimular a cultura dos descontos. Se o preço praticado está ajustado ao custo real do Colégio, é temerária a concessão de bolsas e descontos médios acima de 10%.

 

2.3. Descontos em escolas de finalidade não econômica e com certificação de filantropia

          Como dito anteriormente, essas escolas precisam apresentar índices médios de descontos superiores a 20%, em função do número maior de gratuidades que são obrigadas a conceder a pessoas comprovadamente pobres.

          Precisam comprovar que bolsas de 100% somam 20% da receita operacional. Exemplificando de forma simples: se uma instituição educacional de caráter filantrópico arrecada R$ 1 milhão, precisa conceder, no mínimo, R$ 200 mil em bolsas, predominantemente gratuidades (100%), para o público mais vulnerável economicamente, mas não exclusivamente.

 

3. Quanto ao custo com Pessoal (Folha de Pagamento)

 

          O maior custo de uma instituição educacional está na gestão do pessoal, por isso, deve ser a área mais bem gerida e controlada, porque afeta diretamente as demais rubricas do orçamento.

          Nas escolas de atividade não-econômica, há a tendência de se contratar mais pessoas do que o necessário, por diversas razões que não cabe aqui mencionar.  

          O comprometimento com o custo de pessoal, também chamado de “Folha de Pagamento” ou “Folha”, envolve não somente o pagamento dos salários, mas todos os encargos sociais e benefícios incluídos, que ela gera. Esse custo deve ficar entre 60% e 65% da receita operacional líquida, isto é, a receita oriunda das mensalidades, já deduzidos os descontos promocionais, obrigatórios e estratégicos.

          Em outro texto, nesta seção do site, explico como se calcula o peso mensal de todo custo que envolve a gestão do pessoal administrativo e docente, relacionando, item por item, o que deve ser levado em conta na hora de se calcular as mais importantes despesas de uma escola, bem como se calcula a receita operacional líquida.

          Por ser uma prestadora de serviços educacionais e não uma indústria (que tem seu maior custo na matéria prima para fabricação dos bens de consumo que produz), a instituição educacional tem no custo do pessoal seu maior peso e principal foco de preocupação e controle.

          Em outro artigo, dou algumas dicas para manter a Folha de Pagamento sob controle, dentro dos índices ideais.

 

4. Quanto à provisão da Folha de Pagamento           

 

          Uma instituição saudável financeiramente deve possuir em caixa, pelo menos, uma reserva correspondente ao valor de uma Folha de Pagamento mensal. Isto significa que pagará os salários dos empregados do mês com as mensalidades do próprio mês.

          Raras vezes, vi isto acontecer. A maioria das escolas paga a Folha de um mês com as mensalidades do mês seguinte, cujos vencimentos acontecem no início de cada mês, perto do prazo máximo para efetuar o pagamento da Folha do mês anterior (até o quinto dia útil do mês seguinte).

          Se uma escola paga o salário dos empregados no final do mês, usando os recursos em caixa, isto é, usando os recursos das mensalidades recebidas no início daquele mês, sem deixar de ter cumprido seus outros compromissos, significa que está saudável financeiramente.  

          As escolas têm a vantagem de receber as mensalidades antes da prestação do serviço, mas a maioria não consegue aproveitar esse privilégio, por estar quase sempre em déficit mensal e, por isso, paga sua principal despesa (salários e encargos dos empregados) com a receita do mês que deveria cobrir as despesas do mês seguinte.

 

5. Quanto à provisão do 13º salário e das férias

 

          Uma escola financeiramente saudável guarda, todos os meses, 4% a 5% do valor de da Folha de Pagamento (soma dos salários e encargos sociais), para atender ao pagamento do 13º salário de todos os empregados, bem como o abono de férias (um terço) de quase todo seu pessoal, especialmente os docentes, que saem de férias em janeiro de cada ano. A eles, antes do final do ano, deve ser pago, também, o adiantamento do salário de janeiro, mais o 1/3 do abono das férias.  

           Quando um colégio não consegue fazer essa reserva, é obrigado a levantar os recursos em instituições financeiras, para atender a essa demanda. Deste modo, ao invés de guardar, mensalmente, para pagamento do 13º salário e férias (1/3 do salário) daquele ano, pagará às instituições financeiras, e com juros, ao longo do ano seguinte, o parcelamento desse compromisso do ano anterior. Por essa razão, provavelmente, não conseguirá separar, de novo, os 4% a 5% mensalmente, para o final do ano, gerando, com isso, um círculo interminável de necessidade de empréstimo bancário.

          Para atenuar essa situação, quase todas as escolas costumam antecipar as matrículas do ano seguinte, já nos meses de setembro ou outubro, para ajudar no pagamento do 13º salário do próprio ano e da Folha de férias do início do ano seguinte. Entretanto, a situação cada vez mais apertada da maioria das famílias as tem levado a fazer a matrícula  perto do início das aulas, frustrando, a cada ano, as expectativas das escolas de ter uma receita antecipada.

 

6. Quanto à manutenção e melhorias patrimoniais

 

          Uma escola saudável precisa aplicar, mensalmente, de 3% a 5% de sua arrecadação em melhorias patrimoniais (construções e reformas), na modernização de seu espaço de ensino e aprendizagem, em aquisições de equipamentos atualizados e de sistemas de informática, além da capacitação de seu pessoal docente e administrativo, para manter a qualidade e a competitividade da instituição. Precisa, também, custear as despesas de manutenção (consertos de móveis, equipamentos, instalações elétricas, hidráulicas e pinturas) e da conservação geral (limpeza, jardinagem, dedetização etc.), não permitindo que seu ambiente educacional se torne obsoleto, deteriorado, e, por isso, menos atraente e acolhedor.  

          Suas instalações devem ser tão bem cuidadas quanto o seu Projeto Político Pedagógico. O zelo com seu patrimônio deve refletir o cuidado que tem com a qualidade de seu ensino. Uma escola sem recursos para a manutenção e atualização de seus equipamentos de ensino-aprendizagem, mobiliários e espaços de convivência está fadada à desatualização e ao descrédito.

          Mesmo aplicando poucos recursos e realizando por ordem de prioridade, deve ser constante, mostrando à sua clientela, com a soma de pequenas ações de modernização, que está cuidando de si, dos alunos e dos servidores, renovando-se permanentemente, como um organismo vivo.

          Deve priorizar investimentos que ajudem:

a) os alunos a aprenderem melhor e em boas condições;

b) os professores a ensinarem com mais eficiência, sendo instrumentalizados e treinados no uso de novas tecnologias e em ambientes de ensino que favoreçam a melhoria de seu trabalho;

c) os colaboradores a vivenciarem um ambiente confortável, utilizando móveis e equipamentos adequados, a fim de sentirem prazer e orgulho de colaborar com uma escola cuidadosa, ainda que a remuneração, por razões de coerência administrativa, não possa ser maior.

 

7. Quanto à inadimplência e sua gestão

 

          As escolas particulares, geralmente, têm o maior índice de inadimplência entre os prestadores de serviço, que pode chegar a 30% nos meses iniciais e próximo a 15% no final do ano letivo, causando transtornos ao orçamento da escola.  

          As razões para esta alta inadimplência são diversas:

a) Por serem praticamente o único prestador de serviço que não pode suspender, por força da Lei, o seu oferecimento de:

- assistência às aulas;

- realização de provas ou entrega de trabalhos de avaliação;

- correções e boletins de rendimento,

- fornecimento de Certificado, Diploma ou qualquer documento solicitado, inclusive o de transferência para outra escola, com o direito de trancar a matrícula, mesmo deixando dívida.

          Todos esses atos precisam ser realizados, mesmo depois que o aluno (quando maior de idade e independente) ou o seu responsável legal tenha assinado o Contrato de Prestação de Serviços Educacionais que pode ser de um ano ou, em algumas modalidades de ensino, de seis meses e, mesmo que só tenha pago a primeira parcela da anuidade ou semestralidade.

b) Situações contingenciais da família, que pode enfrentar uma mudança em sua realidade financeira e a escola pode procurar uma solução que a ajuda pelo menos para o próximo ano letivo.

          Administrei quatro escolas e anualmente cerca de 5% dos pais e/ou responsáveis deixavam de pagar e, da maioria destes nunca conseguimos receber.

 

8. Quanto ao acúmulo de compromissos financeiros bancários

 

           Uma escola deve, sempre que possível, cumprir seus compromissos regulares (custeio) com a própria receita. Em determinados casos, quando há necessidade do investimento em melhorias patrimoniais ou aquisições precisará levantar financiamento bancário de médio e longo prazos.

          Para atender ao 13º e ao abono de férias de seus professores, que saem de férias todos juntos, no mesmo mês, não tendo outra saída; por não ter conseguido fazer reserva ao longo do ano, este emprestimo deve ser parcelado e quitado até o final do ano seguinte, antes do próximo 13º salário, pois, talvez, precise renovar o crédito.

          Empréstimos bancários não devem servir para custear a máquina administrativa, para despesas operacionais ou para a manutenção básica. Seria um sinal perigoso de crise financeira orçamentária. Quando uma escola se vale de empréstimos bancários de custo (juros) mais elevado, de limites de cheque especial ou de contas garantidas, para manter sua máquina, está em situação muito frágil.

          Quanto aos compromissos bancários, há duas regras:

a) o pagamento da amortização dos empréstimos e dos juros (serviço da dívida) não deve ultrapassar a 5% da receita líquida; e,

b) todo comprometimento bancário não deve ultrapassar 20% do valor total do patrimônio, nem a 15% da receita anual.

 

9. Quanto ao imóvel ocupado pela escola para seu funcionamento

 

          Algumas escolas, que não têm patrimônio próprio, preferem alugar o imóvel; preferem não investir na compra do imóvel e gastar muito em alienação. Neste caso, o valor do aluguel não deve ser superior a 5% da receita mensal. Já vi escolas gastando cerca de 30% de sua receita com aluguel, endividando-se.

          Escolas sem fins lucrativos ou de natureza não econômica devem evitar alugar imóvel para sua atividade. Devem reformar a propriedade de sua mantenedora, quando isso for possível.

          Uma escola com fins lucrativos saudável, em geral, tem um resultado líquido de seu trabalho (lucro) em torno de 10%. Se precisa pagar aluguel e tem parcelamentos de dívidas ou acordos judiciais, pode ser muito difícil viver no azul.

          Escolas sem fins lucrativos que funcionam em imóvel próprio podem riscar do orçamento a despesa de aluguel e o consequente custo de IPTU. Além de não precisar pagar o aluguel e IPTU (por ter imunidade, quando proprietária do imóvel), pode reverter os recursos em melhorias patrimoniais em seu próprio imóvel.

 

10. Quanto aos prestadores de serviço terceirizados

 

          Além dos que zelam pela manutenção dos computadores, condicionadores de ar, dedetização, dentre outros, que já estão somados na rubrica de ‘conservação e manutenção’ do orçamento, ainda há terceirizados de outra natureza que não podem ser esquecidos, como: os serviços de contabilidade, advocacia, médico do trabalho, sistemas de informática, principalmente, podem comprometer de 2% a 3% do orçamento.

 

11. Quanto às despesas com eventos especiais, comunicação e marketing

 

           Estas atividades precisam ser feitas ao longo de todo ano. Representam as ações, a dinâmica e a sensibilidade da escola. Tudo isto tem custo e abrir mão deste custo é temeroso. Os eventos especiais (Dia dos pais, mães, crianças, natal, formaturas etc.) precisam ser bem-feitos. A maioria das escolas pede ajuda aos pais e, em alguns casos, esse pedido de ajuda é superdimensionado, para gerar lucro, mas isto costuma provocar críticas por parte dos responsáveis. Se precisar cobrar, deve-se fazer com bom senso, dividindo apenas uma parte da despesa com eles.

          Quanto à comunicação e ao marketing, são imprescindíveis.  É preciso buscar alternativas que estejam dentro das possibilidades da escola, como: uso profissional das redes sociais, carro de som, folders, site, outdoor, principalmente, ter a certeza da satisfação dos pais dos alunos com a Escola, que podem falar bem do Colégio e despertar o interesse de seus amigos, novos clientes. Pesquisas mostram que um pai satisfeito pode influenciar outros cinco e um insatisfeito pode contaminar outros 15. Alguma verba precisa ser investida nessas ações; é bom reservar de 2% a 3% nelas, ou talvez um pouco mais.

 

12. Quanto às receitas não operacionais  

 

          Uma escola saudável pode e deve buscar receitas não operacionais líquidas (descontadas as despesas para sua geração), em aluguéis e arrendamentos. Procura aumentar suas receitas não operacionais com o oferecimento de cursos extracurriculares, nas áreas esportivas (treinamento de modalidades esportivas), idiomas, iniciação musical, etc. Pode também alugar espaços para funcionamento de Cantina (terceirização), venda de uniforme (terceirizado), etc. Estas receitas adicionais bem administradas podem representar de 3% a 5% do faturamento total.

 

13. Quanto ao monitoramento dos índices do orçamento 

 

           Uma escola saudável faz

acompanhamento permanente de todos os índices que fazem parte do orçamento. O gestor deve ter quadros gráficos que demonstrem a situação atualizada de cada quesito. Deste modo, pode promover intervenções rápidas e precisas, quando a realidade fugir do padrão aceitável.

          A escola até pode perder alunos e receitas e, mesmo assim, manter-se saudável. Basta que sempre ajuste sua estrutura, sua Folha, seus gastos e seus serviços ao número de alunos e à receita que passou a ter, preservando os índices.

 

          Pouquíssimas escolas privadas conseguem manter todos esses índices ideais. Levei cinco anos para atingir esses índices nas escolas que dirigi e isso não aconteceu sem muito sofrimento e desgaste pessoal.

           A maioria dessas escolas tem valores a receber, que não receberão e que, somados, chegam a uma receita total de um ano.

 

Conclusão

 

          O equilíbrio financeiro de qualquer instituição educacional não depende, necessariamente, do número de matriculados. Colégios com 200 alunos matriculados podem estar mais saudáveis e equilibrados do que colégios com 2.000 alunos. Ainda que um colégio não aumente o seu número de matrículas, pode se manter saudável administrativamente e viável economicamente, ao cuidar de sua qualidade pedagógica, da satisfação de seus alunos, clientes (responsáveis financeiros) e colaboradores, ao zelar pela boa conservação de seu patrimônio e do equilíbrio de suas finanças, ajustando permanentemente suas despesas às suas entradas.

          Mostro, agora, no quadro em destaque, em forma de distribuição orçamentária, com notas adicionais, um resumo de alguns desses índices. Como escrevi acima, o importante é manter os parâmetros e índices de receitas e despesas sob controle, e sustentáveis em relação às entradas, independentemente do número de alunos e do valor da receita.

          Se algum item, em algum momento, ultrapassar o seu índice máximo, algum outro item precisará ser ajustado para manter o equilíbrio e o orçamento não ultrapassar a receita.

 

Resumo da distribuição ideal dos gastos básicos mensais de uma instituição sem fins lucrativos saudável

Cálculo percentual (%) sobre a Receita Líquida, por ordem de grandeza:

​

1. Folha de Pagamentos Encargos e Benefícios:                                      60%  a  65%

2. Consumo e manutenção:                                                                                 20%  a  22%

3. Reserva para 13º e férias ou pagamento de empréstimo:               4%  a   5%                 

4. Investimento (melhorias patrimoniais e aquisições):                       3%  a   5%  

5. Aluguel de imóvel (se precisar)                                                                       3%  a   5%

6. Parcelamentos de contingências:                                                                 2%  a   3%

8. Outros Prestadores de serviço                                                                         2%  a   3%

9. Eventos, comunicação e marketing:                                                            2%  a   3%

                                                                                                                                Total:  95% a 108%

 

Notas explicativas sobre o orçamento conciso:

a) Os percentuais estão numa escala de variação, em função da necessidade e da possibilidade de gastos, num determinado mês, ser maior num item e menor em outro, equilibrando assim, o orçamento.

b) Naturalmente, algumas escolas têm percentuais maiores do que outras em alguns itens, por suas peculiaridades, que devem ser compensados para menos em outros itens.

c) Em colégios com finalidade lucrativa, o gasto com pessoal costuma (precisa) girar em torno de 5O% a 55%. Os demais itens têm percentuais semelhantes; a menor na Folha seria o “lucro” do proprietário.

d) Receitas não operacionais, as advindas de aluguéis de espaços para terceirizados (cantina, escola de esporte, eventos externos, estacionamento etc.), por exemplo, devem ser gastas somente em “investimento”, (item 6) e não em despesas operacionais (custeio).

e) Se as despesas ultrapassarem os 100%, como colocado no total máximo dos índices, quer dizer que o excedente virará, infelizmente, endividamento.

 

(Continua a série de estudo sobre “Escola Cristã Saudável” com as sugestões para as  áreas administrativa, pedagógica e espiritual)

 

Professor Walmir Vieira

Fundador e Diretor do CLIC

(Centro De Liderança Cristã Criativa)

E-mail: clicwv@hotmail.com

Site: clic-lideranca.com